Halo Sobat Bisnis, apakah kamu sering kesulitan dalam menulis surat internal bisnis? Surat internal bisnis memang kerap menjadi momok bagi banyak pebisnis, baik yang sudah berpengalaman maupun yang masih pemula. Nah, dalam artikel ini kami akan memberikan panduan lengkap tentang surat internal bisnis. Yuk, simak artikel ini sampai selesai!
Apa itu Surat Internal Bisnis?
Surat internal bisnis adalah surat yang digunakan dalam komunikasi bisnis antar bagian di dalam perusahaan. Surat ini tidak ditujukan untuk pihak luar perusahaan, melainkan hanya untuk kepentingan internal perusahaan saja. Surat internal bisnis berfungsi untuk menyampaikan informasi, meminta persetujuan, memberikan instruksi, dan sejenisnya dalam konteks bisnis.
Surat internal bisnis biasanya dikirimkan melalui email, memo, atau surat fisik yang ditujukan ke bagian atau pejabat yang bersangkutan. Surat ini harus ditulis dengan bahasa yang jelas, sistematis, dan profesional agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan baik oleh penerima.
Dalam surat internal bisnis, biasanya terdapat informasi tentang kebijakan atau keputusan dari manajemen perusahaan, laporan proyek, permintaan persetujuan, pengumuman karyawan, dan sejenisnya. Nah, untuk menulis surat internal bisnis yang efektif, ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan. Simak penjelasannya di bawah ini!
Cara Menulis Surat Internal Bisnis yang Efektif
Menulis surat internal bisnis yang efektif tidaklah sulit, asalkan kamu memperhatikan beberapa hal berikut:
1. Tentukan Tujuan Surat
Sebelum menulis surat internal bisnis, pastikan kamu sudah menentukan tujuan dari surat tersebut. Apakah ingin memberikan informasi, meminta persetujuan, atau memberikan instruksi? Jangan sampai isi surat tidak jelas dan tidak memiliki tujuan yang jelas pula.
2. Pilih Bahasa yang Tepat
Bahasa yang digunakan dalam surat internal bisnis haruslah bahasa yang jelas, sistematis, dan mudah dipahami. Gunakan kata-kata yang tepat dan profesional, serta hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa gaul yang terlalu kasual.
3. Gunakan Format Surat yang Benar
Surat internal bisnis haruslah menggunakan format surat resmi yang benar, termasuk tanggal, nomor surat, dan alamat penerima surat. Pastikan format surat yang kamu gunakan sudah sesuai dengan standar perusahaan atau departemen yang bersangkutan.
4. Sampaikan Poin Penting Pada Awal Surat
Poin penting dari surat internal bisnis sebaiknya disampaikan pada awal surat. Dengan demikian, penerima surat dapat langsung memahami informasi yang ingin disampaikan tanpa perlu membaca seluruh isi surat.
5. Gunakan Kalimat yang Singkat dan Padat
Gunakan kalimat yang singkat dan padat agar pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas dan tidak membingungkan bagi penerima surat. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang dan bertele-tele.
Contoh Surat Internal Bisnis
Untuk memudahkan kamu dalam menulis surat internal bisnis, berikut ini kami sertakan contoh surat internal bisnis yang dapat kamu gunakan sebagai referensi:
| Nomor Surat | Tanggal | Perihal |
|---|---|---|
| 002/SIB/2021 | 5 Januari 2021 | Pengumuman Kenaikan Gaji |
Kepada seluruh karyawan PT. ABC,
Dengan ini kami informasikan bahwa berdasarkan hasil evaluasi kinerja karyawan selama tahun 2020, manajemen perusahaan telah menyetujui kenaikan gaji bagi seluruh karyawan.
Kenaikan gaji ini akan berlaku mulai bulan Februari 2021 dengan persentase kenaikan sebesar 10%. Kami berharap kenaikan ini dapat meningkatkan semangat kerja dan motivasi karyawan dalam mencapai target perusahaan.
Demikian pengumuman ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Manajemen PT. ABC
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa itu Surat Internal Bisnis?
Surat internal bisnis adalah surat yang digunakan dalam komunikasi bisnis antar bagian di dalam perusahaan. Surat ini tidak ditujukan untuk pihak luar perusahaan, melainkan hanya untuk kepentingan internal perusahaan saja.
2. Apa saja yang harus diperhatikan dalam menulis Surat Internal Bisnis?
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat internal bisnis antara lain: menentukan tujuan surat, memilih bahasa yang tepat, menggunakan format surat yang benar, menyampaikan poin penting pada awal surat, dan menggunakan kalimat yang singkat dan padat.
3. Contoh surat internal bisnis yang paling sering digunakan di perusahaan?
Contoh surat internal bisnis yang paling sering digunakan di perusahaan antara lain: surat pengumuman kenaikan gaji, surat permintaan persetujuan proyek, surat pengumuman cuti bersama, dan sejenisnya.
4. Apakah penggunaan bahasa slang atau kasual bisa digunakan dalam surat internal bisnis?
Tidak disarankan menggunakan bahasa slang atau kasual dalam surat internal bisnis. Gunakanlah bahasa yang jelas, sistematis, dan professional agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan baik oleh penerima.
5. Bagaimana cara mengakhiri surat internal bisnis?
Surat internal bisnis sebaiknya diakhiri dengan ucapan terima kasih, dan diikuti dengan tanda tangan dan nama pengirim. Pastikan bahwa informasi kontak seperti email atau nomor telepon juga sudah dicantumkan pada surat.
Demikianlah panduan lengkap tentang surat internal bisnis. Semoga artikel ini bermanfaat bagi kamu yang ingin menulis surat internal bisnis dengan benar dan efektif. Jangan lupa untuk selalu memperhatikan etika dalam berkomunikasi bisnis, ya. Terima kasih telah membaca artikel ini, Sobat Bisnis!
