Sobat Bisnis, dalam dunia kerja, telepon menjadi salah satu alat komunikasi yang tidak bisa dipisahkan. Berbicara di telepon juga bisa menjadi alat untuk membangun hubungan bisnis yang baik. Untuk itu, penting bagi Sobat Bisnis untuk menguasai percakapan telepon bisnis dalam bahasa Inggris. Artikel ini akan membahas tentang cara berbicara di telepon bisnis dalam bahasa Inggris secara efektif.
Persiapan Sebelum Berbicara di Telepon
Sebelum Sobat Bisnis melakukan panggilan telepon, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan:
1. Mempersiapkan Diri
Saat akan melakukan panggilan telepon, pastikan bahwa Sobat Bisnis dalam keadaan yang nyaman dan siap fokus pada pembicaraan. Sebaiknya menggunakan headset atau earphone untuk memudahkan mendengar.
2. Menyiapkan Informasi yang Dibutuhkan
Sebelum melakukan panggilan telepon, pastikan bahwa Sobat Bisnis sudah mengetahui informasi yang dibutuhkan seperti nomor telepon yang tepat, nama perusahaan, dan nama orang yang akan dihubungi.
3. Mengatur Waktu Telepon
Perhatikan waktu yang tepat untuk melakukan panggilan telepon, pilihlah waktu yang tepat agar tidak mengganggu aktivitas pekerjaan orang yang akan dihubungi. Pastikan juga jangan terlalu lama berbicara agar tidak mengganggu waktu orang tersebut.
4. Mengatur Suara dan Modulasi
Pada saat berbicara di telepon, pastikan suara yang keluar jelas dan tidak terlalu keras atau lembut. Selain itu, pastikan modulasi pembicaraan tidak terlalu cepat atau lambat agar mudah dimengerti oleh lawan bicara.
5. Menyiapkan Catatan
Saat melakukan percakapan telepon bisnis, sebaiknya Sobat Bisnis menyiapkan catatan untuk mencatat informasi yang diberikan oleh lawan bicara seperti tanggal, waktu, dan informasi penting lainnya.
Memulai Percakapan Telepon
Saat mulai berbicara di telepon, pastikan untuk memberikan salam pembuka dan memperkenalkan diri sesuai dengan nama dan perusahaan asal Sobat Bisnis. Berikut adalah contoh kalimat pembukaan yang dapat digunakan:
| No. | Konteks | Kalimat Pembukaan |
|---|---|---|
| 1 | Menelepon klien potensial | Good morning/afternoon, this is [Nama] from [Perusahaan]. May I speak with [Nama Klien] please? |
| 2 | Menelepon vendor | Hello, this is [Nama] from [Perusahaan]. I’d like to speak with someone from your sales department. |
| 3 | Menelepon rekan kerja | Hi [Nama], this is [Nama] from [Perusahaan]. How are you doing today? |
Taktik Berbicara di Telepon
Saat berbicara di telepon, terkadang ada beberapa hal yang mengganggu dan mempersulit percakapan. Berikut adalah beberapa taktik yang dapat membantu Sobat Bisnis agar lebih mudah berbicara di telepon:
1. Gunakan Kalimat Sederhana dan Jelas
Pastikan bahwa kalimat yang digunakan sederhana dan jelas agar mudah dimengerti oleh lawan bicara.
2. Gunakan Bahasa Tubuh yang Tepat
Meskipun tidak bisa dilihat lawan bicara, namun postur tubuh saat berbicara di telepon dapat mempengaruhi kualitas percakapan. Sebaiknya duduk tegak saat berbicara di telepon agar suara lebih jelas dan menghindari terdengar terengah-engah.
3. Jangan Mengganggu Percakapan
Hindari berbicara terlalu cepat agar lawan bicara dapat memahami percakapan dengan baik. Sebaiknya juga tidak mengganggu pembicaraan lawan bicara, seperti berbicara pada saat lawan bicara berbicara dan memotong pembicaraannya.
4. Dengarkan dengan Baik
Penting untuk mendengarkan dengan baik saat berbicara di telepon, hindari berbicara terlalu banyak dan memotong pembicaraan lawan bicara.
5. Gunakan Ucapan Terima Kasih
Setelah percakapan selesai, sebaiknya menggunakan ucapan terima kasih untuk mengakhiri percakapan dengan sopan.
Mengakhiri Percakapan Telepon
Setelah percakapan selesai, pastikan untuk mengucapkan salam penutup dan memberikan ucapan terima kasih. Berikut adalah contoh salam penutup yang dapat digunakan:
| No. | Konteks | Kalimat Penutup |
|---|---|---|
| 1 | Menelepon klien potensial | Thank you for your time, I look forward to hearing back from you soon. |
| 2 | Menelepon vendor | Thank you for your time, I’ll get back to you as soon as possible. |
| 3 | Menelepon rekan kerja | Thanks for your help, have a nice day. |
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa yang harus disiapkan sebelum melakukan percakapan telepon bisnis?
Sobat Bisnis harus mempersiapkan diri, menyiapkan informasi yang dibutuhkan, mengatur waktu telepon, mengatur suara dan modulasi, serta menyiapkan catatan.
2. Bagaimana cara memulai percakapan telepon yang baik?
Memulai percakapan telepon yang baik dengan memberikan salam pembuka, memperkenalkan diri, dan menanyakan lawan bicara yang ingin dihubungi.
3. Bagaimana cara berbicara di telepon yang efektif?
Gunakan kalimat sederhana dan jelas, gunakan bahasa tubuh yang tepat, jangan mengganggu percakapan, dengarkan dengan baik, dan gunakan ucapan terima kasih.
4. Bagaimana cara mengakhiri percakapan telepon dengan sopan?
Mengakhiri percakapan telepon dengan mengucapkan salam penutup dan memberikan ucapan terima kasih.
Sobat Bisnis, itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan saat melakukan percakapan telepon bisnis dalam bahasa Inggris. Semoga artikel ini bisa membantu Sobat Bisnis untuk menjadi lebih percaya diri saat berbicara di telepon dan membangun hubungan bisnis yang baik. Terima kasih telah membaca artikel ini!
