Halo Sobat Bisnis! Jika kamu sedang memerlukan bantuan untuk membuat surat bisnis dalam bahasa Inggris, kamu sudah datang ke tempat yang tepat. Dalam artikel ini, kita akan membahas segala sesuatu yang perlu kamu ketahui untuk membuat surat bisnis yang efektif dan profesional. Kami akan menjelaskan hal-hal dasar seperti format, gaya penulisan, dan tata bahasa. Kami juga akan memberikan tips dan trik untuk membantumu memaksimalkan hasil dari surat bisnismu.
Persiapan Membuat Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
Sebelum mulai menulis, ada beberapa hal yang perlu kamu persiapkan terlebih dahulu. Berikut adalah beberapa hal yang perlu kamu lakukan sebelum mulai menulis surat bisnis:
1. Tentukan Tujuan Suratmu
Satu hal pertama yang perlu kamu lakukan adalah tentukan tujuan dari surat bisnis tersebut. Apakah kamu ingin menjalin kemitraan baru, menawarkan produk atau layanan, atau mengajukan proposal? Memiliki tujuan yang jelas akan membantumu memilih kata-kata dan format yang tepat.
2. Kenali Target Audience
Selanjutnya, kamu perlu mengenal target audience suratmu. Apakah kamu menulis kepada klien potensial, pelanggan saat ini, atau pihak lainnya? Menyadari siapa yang akan membaca suratmu akan membantumu menyesuaikan gaya bahasa dan konten.
3. Buat Rangkaian Ide Pokok
Setelah mengetahui tujuan dan target audience, kamu dapat memulai dengan membuat rangkaian ide pokok untuk suratmu. Tulis semua ide yang ingin kamu sampaikan dalam surat bisnis tersebut dan atur dengan baik. Pastikan semua ide yang kamu cantumkan relevan dengan tujuan dan target audience suratmu.
4. Buat Draft Awal
Terakhir, buatlah draft awal suratmu. Jangan khawatir tentang tata bahasa atau gaya penulisan pada tahap ini, fokuslah pada konten dan ide dasar yang ingin kamu sampaikan. Setelah kalian merasa yakin dengan draftnya, kamu dapat mulai mempertimbangkan tata bahasa dan gaya penulisan.
Format Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
Agar terlihat profesional dan mudah dibaca, surat bisnismu harus mengikuti format yang benar. Berikut adalah komponen utama yang harus ada dalam surat bisnis:
| Bagian Surat Bisnis | Deskripsi |
|---|---|
| Heading | Judul surat berisi alamat pengirim dan penerima |
| Date Line | Tanggal penulisan surat |
| Inside Address | Alamat lengkap penerima surat |
| Salutation | Pembuka surat dengan menyapa penerima surat |
| Body | Isi pesan utama surat bisnis |
| Complimentary Close | Tanda tangan pengirim surat, disertai ucapan terima kasih |
| Signature | Nama pengirim surat |
1. Heading
Heading atau judul surat harus memuat alamat pengirim dan penerima. Formatnya sebagai berikut:
Nama Pengirim
Alamat Pengirim
Kota/Kabupaten, Kode Pos
Negara
Tanggal
Nama Penerima
Alamat Penerima
Kota/Kabupaten, Kode Pos
Negara
2. Date Line
Tuliskan tanggal penulisan surat di sebelah kiri heading. Format penulisan tanggal dalam bahasa Inggris adalah sebagai berikut:
Month Day, Year
Contoh: September 21, 2022
3. Inside Address
Alamat lengkap penerima surat ditulis di bawah tanggal, di tengah-halaman. Format penulisan alamat lengkap adalah sebagai berikut:
Nama Penerima
Jabatan Penerima
Perusahaan Tempat Penerima Bekerja
Alamat Lengkap Perusahaan
Kota/Kabupaten, Kode Pos
Negara
4. Salutation
Pembuka surat biasanya dimulai dengan menyapa penerima surat. Sapaan yang digunakan harus disesuaikan dengan konteks dan target audience. Contoh sapaan yang umum digunakan dalam surat bisnis adalah:
Dear [Nama Penerima],
To Whom It May Concern,
Dear Sir/Madam,
5. Body
Isi pesan utama surat bisnis harus memuat inti dari tujuan surat tersebut. Pastikan untuk menyampaikan ide atau informasi dengan jelas dan singkat. Gunakan alinea pendek dan jelas untuk mempermudah pembaca dalam memahami isi suratmu.
Gaya Penulisan Surat Bisnis dalam Bahasa Inggris
Ada beberapa aturan tata bahasa dan gaya penulisan yang perlu kamu ketahui untuk membuat surat bisnis yang profesional. Berikut adalah aturan gaya penulisan dalam surat bisnis:
1. Gunakan Bahasa Formal
Bahasa pada surat bisnis haruslah formal, sehingga terlihat profesional dan serius dalam pendekatan bisnis. Hindari bahasa slang atau bahasa sehari-hari dalam suratmu.
2. Hindari Kalimat yang Terlalu Panjang
Kalimat yang terlalu panjang dapat membuat suratmu terlihat tidak bersih dan tidak mudah dibaca. Pastikan kamu menggunakan kalimat pendek, singkat, dan jelas dalam suratmu.
3. Gunakan Kalimat Aktif
Kalimat aktif lebih mudah dipahami dan memberikan kesan tegas. Cobalah untuk menghindari penggunaan kalimat pasif dalam suratmu.
4. Pilih Kata yang Tepat
Pilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan konteks suratmu. Hindari penggunaan kata-kata yang berlebihan dan tidak jelas artinya.
Tips Dan Trik untuk Menulis Surat Bisnis yang Sukses
Untuk memaksimalkan hasil dari surat bisnismu, berikut adalah beberapa tips dan trik yang dapat kamu terapkan:
1. Jadilah Singkat dan Padat
Surat bisnis harus singkat, padat, dan mudah dibaca. Pastikan kalimatmu tidak terlalu panjang dan memuat isi yang jelas dan langsung pada pokok bahasan.
2. Tunjukan Nilai dan Keuntungan yang Dijanjikan
Agar suratmu efektif, kamu perlu menunjukkan nilai dan keuntungan yang dapat diperoleh dari tujuan suratmu. Jelaskan dengan jelas bagaimana penerima surat akan diuntungkan dari tawaranmu.
3. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Bahkan ketika kamu menggunakan bahasa formal, gunakanlah kata-kata dan frase yang mudah dipahami oleh pembaca. Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu sulit dan tidak umum.
4. Sertakan CTA (Call-to-Action)
Sertakan CTA pada akhir suratmu. CTA ini bisa berupa ajakan untuk menghubungi kamu, mengunjungi website, atau mencoba produk atau layanan yang kamu tawarkan. CTA akan membantu memaksimalkan hasil dari suratmu.
5. Jangan Lupakan Follow-Up
Setelah mengirimkan surat, jangan lupa untuk menindaklanjuti. Kirim pesan follow-up untuk memastikan penerima surat sudah mendapat suratmu dan memperbarui status tujuan suratmu.
FAQ
Apa yang Harus Saya Tuliskan di Awal Surat Bisnis?
Pada awal surat bisnis, kamu harus menuliskan heading atau judul surat. Judul surat harus memuat alamat pengirim dan penerima. Format penulisan heading sudah kami jelaskan di atas.
Bagaimana Menyusun Surat Bisnis yang Singkat Tapi Padat?
Agar surat bisnismu singkat dan padat, hindari kalimat yang terlalu panjang dan menghindari pengulangan kata-kata yang sama. Pastikan setiap kalimatmu mengandung informasi yang relevan dengan pesan utama suratmu.
Bagaimana Saya Mengetahui Bahwa Surat Bisnis Saya Sukses?
Surat bisnis dianggap sukses jika tujuan suratmu tercapai. Misalnya, jika kamu ingin menjual produk, surat bisnismu dianggap sukses jika penerima surat membeli produkmu setelah membaca suratmu. Pastikan kamu memantau aktivitas penerima surat setelah mengirimkan suratmu dan melakukan tindakan follow-up.
Apakah Saya Harus Menyertakan Lampiran dalam Surat Bisnis?
Jika kamu perlu menyertakan data atau informasi tambahan yang tidak dimasukkan ke dalam isi surat, kamu bisa menyertakan lampiran. Selalu pastikan lampiran yang ditambahkan sesuai dengan tujuan suratmu dan gunakan format yang benar.
Apakah Surat Bisnis Harus Selalu Formal?
Iya, surat bisnis harus selalu formal agar terlihat profesional dan serius dalam pendekatan bisnis. Hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa sehari-hari dalam suratmu.
Penutup
Demi memaksimalkan potensi bisnismu, kamu perlu membuat surat bisnis yang efektif dan profesional. Mulailah dengan mempersiapkan segala hal yang perlu kamu ketahui tentang tujuan suratmu, target audience, dan rangkaian ide pokok. Gunakan format yang benar dan gaya penulisan yang tepat dan jangan lupa sertakan CTA pada akhir suratmu. Teruslah mengasah kemampuanmu dalam menulis surat bisnis yang efektif dan sukses!
