Selamat datang, Sobat Bisnis! Di tengah kemajuan teknologi, email menjadi salah satu cara komunikasi yang paling umum digunakan dalam bisnis. Meskipun begitu, kita sering kali mengabaikan pentingnya etika dalam menulis email bisnis. Padahal, email menjadi representasi dari diri kita dan perusahaan kita. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk memahami etika menulis email bisnis. Dalam artikel ini, kita akan membahas 20 hal yang perlu Sobat Bisnis ketahui tentang etika menulis email bisnis. Yuk, simak bersama!
1. Hindari Penggunaan Huruf Besar
Saat menulis email, kita sering kali tergoda untuk mengetik dengan huruf besar. Padahal, penggunaan huruf besar yang berlebihan dapat menimbulkan kesan kita seolah berteriak pada penerima email. Oleh karena itu, hindari penggunaan huruf besar kecuali memang diperlukan dalam kalimat tersebut.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya harus selalu menulis email dengan huruf kecil? | Tidak selalu, penggunaan huruf besar tetap diperbolehkan asalkan sesuai dengan tata bahasa yang benar dan tidak berlebihan. |
| Mengapa penggunaan huruf besar berlebihan dapat mengganggu? | Karena dapat memberikan kesan bahwa kita sedang berteriak atau marah pada penerima email. |
2. Sapa Penerima Email dengan Penuh Hormat
Saat menulis email, penting bagi kita untuk memberikan sapaan yang penuh hormat pada penerima email. Gunakanlah sapaan yang sesuai dengan jabatan atau posisi penerima email.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya bisa langsung memulai email tanpa memberikan sapaan apapun? | Tidak dianjurkan, memberikan sapaan pada awal email dapat memberikan kesan yang lebih baik pada penerima email. |
| Jika saya tidak tahu jabatan penerima email, bagaimana saya memberikan sapaan? | Gunakanlah sapaan yang umum seperti “Halo” atau “Assalamualaikum”. |
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami
Saat menulis email, gunakanlah bahasa yang jelas dan mudah dipahami oleh penerima email. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu formal atau terlalu informal.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya harus selalu menggunakan bahasa formal? | Tidak selalu perlu, gunakan bahasa yang sesuai dengan konteks email yang akan ditulis. |
| Apakah saya boleh menggunakan bahasa asing? | Boleh, namun pastikan penerima email juga mengerti bahasa yang digunakan. |
4. Gunakan Koma dan Titik dengan Benar
Saat menulis email, pastikan kita menggunakan tanda koma dan titik dengan benar. Hal ini dapat mempengaruhi pemahaman dan pesan yang ingin disampaikan melalui email.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya harus selalu menggunakan tanda baca? | Iya, penggunaan tanda baca sangat penting untuk memudahkan pemahaman penerima email. |
| Apakah saya boleh menggunakan tanda baca yang tidak umum? | Tidak dianjurkan, gunakanlah tanda baca yang sudah umum digunakan. |
5. Gunakan Kalimat yang Singkat dan Padat
Saat menulis email, gunakanlah kalimat yang singkat dan padat. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang dan rumit.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya harus selalu menggunakan kalimat pendek? | Tidak selalu, penggunaan kalimat pendek dan panjang harus disesuaikan dengan konteks email yang akan ditulis. |
| Apakah saya boleh menggabungkan kalimat dalam satu paragraf? | Boleh, namun pastikan kalimat yang digabungkan masih mudah dipahami oleh penerima email. |
6. Sertakan Salam Penutup yang Sopan
Saat menulis email, sertakanlah salam penutup yang sopan seperti “Terima kasih” atau “Hormat saya”. Hal ini dapat memberikan kesan yang baik pada penerima email.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya harus selalu menyertakan salam penutup? | Iya, sertakanlah salam penutup yang sopan untuk menunjukkan rasa terima kasih dan penghargaan kita pada penerima email. |
| Apakah saya boleh menggunakan salam penutup yang tidak umum? | Tidak dianjurkan, gunakanlah salam penutup yang sudah umum digunakan. |
7. Sertakan Tanda Tangan yang Jelas
Saat menulis email, sertakan tanda tangan yang jelas dan mencakup informasi kontak seperti nomor telepon atau alamat perusahaan. Hal ini dapat memudahkan penerima email untuk menghubungi kita kembali jika diperlukan.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya harus selalu menyertakan tanda tangan? | Iya, sertakanlah tanda tangan untuk memudahkan penerima email untuk menghubungi kita kembali jika diperlukan. |
| Apakah saya boleh menggunakan tanda tangan yang tidak umum? | Tidak dianjurkan, gunakanlah tanda tangan yang mudah dipahami dan mencakup informasi kontak yang cukup. |
8. Baca Ulang Sebelum Mengirim
Saat menulis email, jangan lupa untuk membaca ulang sebelum mengirim. Hal ini dapat membantu kita untuk mengecek kesalahan penulisan atau kesalahan penggunaan bahasa sebelum dikirimkan ke penerima email.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya harus selalu membaca ulang sebelum mengirim email? | Iya, membaca ulang sebelum mengirim email dapat membantu kita untuk mengecek kesalahan penulisan atau kesalahan penggunaan bahasa sebelum dikirimkan ke penerima email. |
| Apakah saya boleh langsung mengirim email tanpa membaca ulang? | Tidak dianjurkan, membaca ulang sebelum mengirim email dapat membantu kita untuk memastikan pesan yang ingin disampaikan sudah sesuai dengan yang diinginkan. |
9. Jangan Mengandung Bahasa Kasar
Saat menulis email, hindari penggunaan bahasa kasar atau kata-kata yang mungkin dapat menyinggung penerima email. Hal ini dapat menimbulkan kesan yang buruk dan dapat merusak hubungan bisnis kita dengan penerima email.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya boleh menggunakan bahasa yang tidak sopan pada email pribadi? | Tetap hindari penggunaan bahasa yang tidak sopan pada email pribadi, karena dapat merusak etika kita dalam berkomunikasi. |
| Bagaimana jika saya kesal pada saat menulis email? | Lebih baik menenangkan diri terlebih dahulu dan menuliskan email setelah mood sudah membaik. |
10. Jangan Mengandung Isi yang Menyinggung atau Diskriminatif
Saat menulis email, hindari penggunaan kalimat atau kata-kata yang dapat menyinggung atau diskriminatif terhadap pihak manapun.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Saya ingin mengkritik pihak lain, bagaimana saya menulisnya? | Jangan gunakan kalimat yang mengarah pada keburukan pihak lain. Sebaiknya gunakan kalimat yang bersifat konstruktif untuk membantu pihak lain memperbaiki diri. |
| Bisakah saya menyebutkan perbedaan ras atau agama pada email bisnis? | Tidak dianjurkan, sebaiknya hindari menyebutkan perbedaan ras atau agama pada email bisnis karena dapat menimbulkan perdebatan dan merusak hubungan bisnis. |
11. Hindari Penggunaan Emoji Berlebihan
Saat menulis email, hindari penggunaan emoji yang berlebihan. Hal ini dapat menimbulkan kesan kita tidak serius dalam melakukan bisnis.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Bisakah saya menggunakan emoji pada email bisnis? | Boleh, namun hindari penggunaan emoji yang berlebihan dan tidak sesuai dengan konteks email yang akan ditulis. |
| Apakah saya boleh menggunakan emoji lucu pada email bisnis? | Tidak dianjurkan, gunakanlah emoji pada email bisnis hanya jika memang diperlukan dan sesuai dengan konteks email yang akan ditulis. |
12. Gunakan Subjek yang Jelas dan Singkat
Saat menulis email, gunakanlah subjek yang jelas dan singkat agar penerima email dapat dengan mudah memahami isi email yang akan dibaca.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya harus selalu menggunakan subjek dalam email bisnis? | Iya, subjek pada email bisnis sangat penting untuk memudahkan penerima email dalam memahami isi email yang akan dibaca. |
| Apakah saya boleh menggunakan subjek yang panjang? | Tidak dianjurkan, gunakanlah subjek yang singkat dan jelas agar penerima email dapat dengan mudah memahami isi email yang akan dibaca. |
13. Gunakan Bahasa yang Netral dan Profesional
Saat menulis email, gunakanlah bahasa yang netral dan profesional. Hindari penggunaan bahasa yang subjektif atau emosional yang dapat mempengaruhi penerima email dalam menanggapi email yang akan dibaca.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya boleh mengungkapkan pendapat pribadi pada email bisnis? | Tidak dianjurkan, hindari penggunaan bahasa yang subjektif atau emosional pada email bisnis agar tidak mempengaruhi penerima email dalam menanggapi email tersebut. |
| Apakah saya boleh menggunakan bahasa yang agak santai pada email bisnis? | Tidak dianjurkan, gunakanlah bahasa yang netral dan profesional pada email bisnis agar dapat menyampaikan pesan dengan jelas dan efektif. |
14. Sertakan Lampiran yang Sesuai
Jika diperlukan, sertakanlah lampiran yang sesuai dengan konteks email yang akan ditulis. Pastikan lampiran yang disertakan sudah sesuai dan diperlukan oleh penerima email.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya selalu harus menyertakan lampiran pada email bisnis? | Tidak selalu, sertakanlah lampiran jika diperlukan dan sesuai dengan konteks email yang akan ditulis. |
| Apakah saya boleh menyertakan link pada email bisnis? | Boleh, namun pastikan link tersebut sudah terverifikasi dan bermanfaat bagi penerima email. |
15. Sertakan Catatan Kaki Jika Diperlukan
Jika diperlukan, sertakanlah catatan kaki untuk menjelaskan suatu hal atau merujuk pada sumber tertentu pada email yang akan ditulis. Pastikan catatan kaki yang disertakan telah memenuhi aturan penulisan catatan kaki yang benar.
FAQ
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apakah saya selalu harus menyertakan catatan kaki pada email bisnis? | Tidak selalu, sertakanlah catatan kaki jika diperlukan dan dapat membantu penerima email memahami isi email yang akan dibaca. |
| Bagaimana cara menulis catatan kaki yang benar? |
