Halo Sobat Bisnis! Bagi seorang pengusaha, surat bisnis merupakan salah satu alat komunikasi yang penting dalam menjalankan bisnis. Surat bisnis dapat digunakan untuk berbagai keperluan, mulai dari mengundang para stakeholder untuk hadir dalam acara penting, mengirimkan laporan keuangan, hingga membahas hal-hal yang bersifat khusus dan peka.
Namun, terkadang kita juga perlu mengirimkan surat dengan nada negatif. Hal ini tentu tidak menyenangkan, baik bagi pengirim maupun penerima surat. Namun, ada kalanya dalam bisnis kita harus mampu mengambil keputusan yang tegas dan harus diutarakan melalui surat bisnis.
Pada kesempatan kali ini, kami akan membahas mengenai contoh surat negatif dalam bisnis yang umum digunakan. Mari kita simak bersama-sama!
1. Surat Pemberitahuan Keterlambatan Pembayaran
Salah satu contoh surat negatif dalam bisnis yang umum digunakan adalah surat pemberitahuan keterlambatan pembayaran. Surat ini biasanya dikirimkan oleh perusahaan kepada customer yang telah melakukan pembelian namun belum melunasi pembayarannya sesuai dengan jangka waktu yang telah ditentukan.
Isi surat ini biasanya berisi pemberitahuan keterlambatan pembayaran, tanggal jatuh tempo yang telah lewat, dan permintaan segera untuk melakukan pembayaran. Di dalam surat ini, perusahaan dapat memberikan konsekuensi atas keterlambatan tersebut jika dalam waktu yang ditentukan tidak kunjung ada pembayaran.
Sebaiknya, surat ini ditulis dengan bahasa yang sopan namun tegas, dengan tujuan agar customer merasa dihargai tetapi tetap memahami bahwa keterlambatan pembayaran harus segera diatasi.
Cara Menulis Surat Pemberitahuan Keterlambatan Pembayaran
Berikut ini contoh cara menulis surat pemberitahuan keterlambatan pembayaran:
| Hal yang perlu disiapkan | Keterangan |
|---|---|
| Identitas customer | Nama, alamat, nomor telepon, dan email customer |
| Tanggal pemberian surat | Tulis tanggal saat surat diberikan |
| Penjelasan mengenai keterlambatan pembayaran | Tuliskan tanggal jatuh tempo dan keterlambatan pembayaran yang terjadi |
| Permintaan untuk segera melakukan pembayaran | Tuliskan tanggal batas waktu pembayaran |
| Konsekuensi atas keterlambatan pembayaran | Tuliskan konsekuensi yang akan diberikan jika tidak ada pembayaran dalam waktu yang ditentukan |
Berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan keterlambatan pembayaran:
Tangerang, 15 Juni 2021
Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara…….
Sehubungan dengan adanya tunggakan pembayaran dari Bapak/Ibu/Saudara, kami dari PT. ABC merasa terpaksa untuk memberikan pemberitahuan mengenai keterlambatan pembayaran yang terjadi.
Terhitung mulai tanggal 10 Juni 2021, sudah terjadi keterlambatan pembayaran selama 5 hari dari tanggal jatuh tempo pembayaran, yaitu tanggal 5 Juni 2021. Kami memohon agar segera melakukan pembayaran pada tanggal 25 Juni 2021 agar tidak terjadi pembatasan kredit untuk pembelian produk kami di masa depan.
Kami berharap Bapak/Ibu/Saudara segera menyelesaikan masalah ini, karena kami sangat menghargai hubungan bisnis yang telah terjalin selama ini. Namun, jika pada akhirnya tidak ada tindakan konkrit, kami akan terpaksa memberikan konsekuensi yang sudah kami tetapkan sebelumnya.
Hormat Kami,
PT. ABC
(Nama dan Jabatan)
2. Surat Peringatan Disiplin Kerja
Contoh surat negatif dalam bisnis selanjutnya adalah surat peringatan disiplin kerja. Surat ini digunakan untuk memberikan peringatan kepada karyawan yang tidak mematuhi peraturan perusahaan, melakukan pelanggaran, atau tidak bekerja sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Surat ini biasanya diberikan setelah HRD melakukan investigasi dan menemukan bukti-bukti yang kuat. Isi surat ini berisi tentang pelanggaran apa yang telah dilakukan, tindakan yang harus diambil oleh karyawan, dan konsekuensi yang akan diberikan jika tidak ada perbaikan dari karyawan.
Surat ini harus ditulis dengan bahasa yang sopan namun tegas agar karyawan memahami bahwa hal ini serius dan harus segera diatasi.
Cara Menulis Surat Peringatan Disiplin Kerja
Berikut ini adalah contoh cara menulis surat peringatan disiplin kerja:
| Hal yang perlu disiapkan | Keterangan |
|---|---|
| Identitas karyawan | Nama, alamat, nomor telepon, dan email karyawan |
| Tanggal pemberian surat | Tulis tanggal saat surat diberikan |
| Penjelasan mengenai pelanggaran | Tuliskan secara rinci pelanggaran yang telah dilakukan oleh karyawan |
| Tindakan yang harus diambil oleh karyawan | Rangkumkan tindakan yang harus diambil oleh karyawan untuk memperbaiki kesalahan yang telah dilakukan |
| Konsekuensi atas pelanggaran | Tuliskan konsekuensi yang akan diberikan jika pelanggaran tersebut terulang kembali atau tidak ada perbaikan dari karyawan |
Berikut ini adalah contoh surat peringatan disiplin kerja:
Jakarta, 15 Juni 2021
Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara…..
Sehubungan dengan adanya pelanggaran disiplin kerja yang telah dilakukan oleh Bapak/Ibu/Saudara, kami dari PT. XYZ merasa terpaksa memberikan surat peringatan ini.
Setelah melakukan investigasi dan mengumpulkan bukti-bukti, kami menemukan bahwa Bapak/Ibu/Saudara telah melakukan pelanggaran disiplin kerja dengan tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas pada tanggal 5 Juni 2021. Kami memohon agar Bapak/Ibu/Saudara dapat memperbaiki kesalahan dan tidak mengulangi tindakan yang sama di masa yang akan datang.
Apabila dalam waktu 3 bulan ke depan Bapak/Ibu/Saudara masih melakukan pelanggaran disiplin kerja yang sama atau tidak ada perbaikan, maka kami akan memberikan tindakan sesuai dengan yang telah kami tetapkan sebelumnya.
Hormat Kami,
PT. XYZ
(Nama dan Jabatan HRD)
3. Surat Pembatalan Kerjasama
Contoh surat negatif dalam bisnis selanjutnya adalah surat pembatalan kerjasama. Surat ini digunakan ketika perusahaan ingin memutuskan hubungan kerjasama yang telah terjalin dengan mitra atau supplier.
Surat ini biasanya diberikan setelah perusahaan melakukan evaluasi dan menemukan bahwa hubungan kerjasama tersebut tidak menguntungkan atau tidak cocok dengan tujuan perusahaan. Isi surat ini berisi tentang alasan pembatalan kerjasama, konsekuensi yang akan diberikan, dan tindakan yang perlu diambil.
Surat ini harus ditulis dengan bahasa yang sopan dan jelas agar mitra atau supplier memahami alasan dibalik pembatalan kerjasama tersebut.
Cara Menulis Surat Pembatalan Kerjasama
Berikut ini adalah contoh cara menulis surat pembatalan kerjasama:
| Hal yang perlu disiapkan | Keterangan |
|---|---|
| Nama perusahaan mitra/supplier | Sebutkan nama perusahaan yang menjadi mitra/supplier |
| Tanggal pemberian surat | Tulis tanggal saat surat diberikan |
| Alasan pembatalan kerjasama | Tuliskan alasan yang jelas dan rinci mengenai pembatalan kerjasama |
| Tanggal efektif pembatalan kerjasama | Tentukan tanggal efektif dari pembatalan kerjasama |
| Tindakan yang perlu dilakukan oleh mitra/supplier | Tuliskan tindakan yang harus dilakukan oleh mitra/supplier setelah pembatalan kerjasama |
Berikut ini adalah contoh surat pembatalan kerjasama:
Jakarta, 15 Juni 2021
Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara…..
Sehubungan dengan hasil evaluasi yang telah kami lakukan, kami dari PT. CDE merasa terpaksa untuk membatalkan hubungan kerjasama yang telah terjalin dengan Bapak/Ibu/Saudara selama ini.
Setelah mempertimbangkan dengan matang, kami menemukan bahwa hubungan kerjasama ini tidak lagi memberikan manfaat yang diharapkan dan tidak sesuai dengan tujuan perusahaan kami. Oleh karena itu, kami memutuskan untuk mengakhiri hubungan kerjasama ini pada tanggal 30 Juni 2021.
Kami memohon agar Bapak/Ibu/Saudara memperhatikan hal ini dengan serius dan melaksanakan tindakan yang diperlukan setelah pembatalan kerjasama ini. Kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin selama ini dan kami berharap semoga Bapak/Ibu/Saudara dapat mencapai kesuksesan di masa yang akan datang.
Demikian informasi yang dapat kami berikan. Terima kasih.
Hormat Kami,
PT. CDE
(Nama dan Jabatan)
4. Surat Penolakan Klaim Asuransi
Contoh surat negatif dalam bisnis selanjutnya adalah surat penolakan klaim asuransi. Surat ini dikirimkan oleh perusahaan asuransi jika klaim yang diajukan oleh customer dianggap tidak layak untuk dilakukan pembayaran oleh perusahaan asuransi.
Isi surat ini biasanya berisi alasan penolakan klaim, term dan condition yang berlaku dalam polis asuransi, dan tindakan yang dapat dilakukan oleh customer setelah klaim ditolak.
Surat ini harus ditulis dengan bahasa yang jelas dan rinci agar customer memahami alasan penolakan klaim asuransi tersebut.
Cara Menulis Surat Penolakan Klaim Asuransi
Berikut ini adalah contoh cara menulis surat penolakan klaim asuransi:
| Hal yang perlu disiapkan | Keterangan |
|---|---|
| Nama customer | Sebutkan nama dari customer yang mengajukan klaim asuransi |
| Nomor polis asuransi | Tuliskan nomor polis asuransi yang dimiliki oleh customer |
| Tanggal pemberian surat | Tulis tanggal saat surat diberikan |
| Alasan penolakan klaim | Tuliskan dengan jelas alasan mengapa klaim tersebut ditolak |
| Term dan condition yang berlaku dalam polis asuransi | Rangkumkan term dan condition yang berlaku dalam polis asuransi yang dimiliki oleh customer |
Berikut ini adalah contoh surat penolakan klaim asuransi:
Jakarta, 15 Juni 2021
Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara…..
Setelah melakukan investigasi dan meninjau kembali klaim asuransi yang telah diajukan oleh Bapak/Ibu/Saudara, kami dari PT. DEF merasa terpaksa untuk menolak klaim tersebut.
Alasan penolakan klaim adalah karena terdapat beberapa clause yang dijelaskan dalam polis asuransi yang dimiliki oleh Bapak/Ibu/Saudara yang tidak memenuhi syarat untuk dilakukan pembayaran. Clause tersebut antara lain:
- Clause A: Claim hanya dapat diajukan jika kerugian yang dialami oleh Bapak/Ibu/Saudara disebabkan oleh peristiwa kecelakaan yang terjadi di lingkungan kerja, namun pada saat itu Bapak/Ibu/Saudara tidak sedang bekerja.
- Clause B: Klaim hanya dapat diajukan dalam jangka waktu 30 hari sejak terjadinya kecelakaan atau kerugian.
Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan yang dirasakan oleh Bapak/Ibu/Saudara dan kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan yang telah diberikan oleh Bapak/Ibu/Saudara kepada kami. Jika Bapak/Ibu/Saudara memiliki pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi kami pada nomor telepon yang telah kami sediakan.
Hormat Kami,
PT. DEF
(Nama dan Jabatan)
5. Surat Peringatan Pelanggaran Hak Cipta
Contoh surat negatif dalam bisnis selanjutnya adalah surat peringatan pelanggaran hak cipta. Surat ini dikirimkan oleh perusahaan yang merasa bahwa hak ciptanya telah dilanggar oleh pihak lain.
Surat ini biasanya berisi tentang pelanggaran apa yang telah dilakukan, permintaan agar pelanggaran segera dihentikan, dan
