Halo Sobat Bisnis! Pernahkah kamu mendapatkan tugas untuk menulis surat bisnis formal? Apapun tujuannya, baik itu untuk mengajukan proposal kerja, meminta izin, atau mengirimkan laporan keuangan, gaya bahasa yang digunakan haruslah formal dan sopan. Padahal, bahasa formal seringkali sulit untuk dipahami dan dikuasai.
Jangan khawatir, karena pada artikel ini, kami akan memberikan contoh surat bisnis formal yang dapat membantu kamu dalam menulis surat bisnis formal dengan gaya bahasa yang tepat dan efektif. Yuk, simak selengkapnya!
1. Penulisan Nama dan Alamat Pengirim serta Penerima
Hal pertama yang harus diperhatikan dalam penulisan surat bisnis formal adalah menandai alamat pengirim dan penerima. Alamat pengirim terletak di atas kanan sisi kertas, sedangkan alamat penerima terletak di bawah alamat pengirim, namun di sebelah kiri kertas. Tuliskan nama lengkap pengirim beserta jabatannya dan alamat lengkap perusahaan. Sedangkan untuk penerima, tuliskan nama lengkap ditambah jabatan dan alamat lengkap perusahaan.
Contoh:
Dari: | PT. ABCD |
Alamat: | Jl. Raya Abc No. 1, Jakarta Selatan |
Kepada: | Bapak/Ibu Marketing Manager PT. XYZ |
Alamat: | Jl. Gatot Subroto No. 10, Jakarta Utara |
2. Pembukaan Surat
Setelah menuliskan alamat pengirim dan penerima, langkah selanjutnya adalah membuka surat. Saat membuka surat, kamu harus menuliskan salam pembuka yang sopan. Pada surat bisnis formal, salam pembuka yang paling cocok adalah “Kepada Yth.”. Setelah itu, jangan lupa tuliskan nama penerima dan jabatannya, serta perusahaan yang bersangkutan.
Contoh:
Kepada Yth. Bapak/Ibu Marketing Manager PT. XYZ,
3. Tujuan Surat
Setelah membuka surat, kamu harus menuliskan tujuan surat dengan jelas dan singkat. Tujuan surat ini dapat digunakan sebagai pengantar pada isi surat, agar penerima surat dapat dengan mudah memahami maksud dan tujuan dari surat tersebut. Sebaiknya kamu menuliskan tujuan surat pada paragraf kedua setelah salam pembuka.
Contoh:
Dengan surat ini, kami ingin mengajukan proposal kerjasama antara PT. ABCD dan PT. XYZ. Kami berharap kerjasama ini dapat membawa manfaat baik bagi kedua perusahaan.
4. Isi Surat
Setelah menuliskan tujuan surat, kamu dapat langsung masuk ke bagian isi surat. Isi surat harus dibagi menjadi beberapa paragraf yang berisi informasi yang relevan dan jelas. Pastikan juga gaya bahasa yang digunakan tetap formal dan sopan. Selain itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami dan jangan terlalu bertele-tele.
Contoh:
Kami sebelumnya telah melakukan riset pasar dan mengunjungi PT. XYZ untuk melihat produk yang ditawarkan. Kami terkesan dengan kualitas produk yang ditawarkan oleh PT. XYZ dan merasa bahwa produk ini dapat menjadi pelengkap produk yang kami tawarkan juga. Oleh karena itu, kami mengajukan proposal kerjasama dalam bentuk distribusi produk PT. XYZ melalui jaringan distribusi kami.
Kami yakin, dengan kerjasama ini, PT. XYZ dapat meningkatkan penjualan produknya dan PT. ABCD juga dapat memperluas jaringan distribusinya. Kami berharap Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan proposal kerjasama ini dengan seksama.
5. Penutup Surat
Setelah menuliskan isi surat, kamu harus menutup surat dengan kata-kata yang sopan. Pada surat bisnis formal, kamu dapat menutup surat dengan kalimat “Demikianlah surat ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.” Selanjutnya, kamu harus menandatangani nama perusahaan dan tanda tangan di tempat yang sudah disediakan.
Contoh:
Demikianlah surat ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
PT. ABCD
(Tanda Tangan)
FAQ tentang Surat Bisnis Formal
Apa itu Surat Bisnis Formal?
Surat Bisnis Formal adalah surat yang ditujukan untuk keperluan bisnis antar perusahaan atau institusi. Surat ini biasanya digunakan untuk mengajukan proposal kerja, meminta izin, atau mengirimkan laporan keuangan dan harus dibuat dengan gaya bahasa yang formal dan sopan.
Bagaimana Cara Menulis Surat Bisnis Formal yang Baik dan Benar?
Untuk menulis Surat Bisnis Formal yang baik dan benar, kamu harus memperhatikan beberapa hal, antara lain:
- Pastikan format surat yang digunakan sudah benar.
- Sajikan informasi yang jelas dan terstruktur secara rapi dan sistematis.
- Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau terlalu akrab.
- Hindari penggunaan kata-kata yang merendahkan atau menghina penerima surat.
- Pastikan surat yang ditandatangani benar-benar diwakili oleh pihak yang berwenang.
Apa saja Jenis Surat Bisnis Formal yang Biasa Digunakan?
Berikut adalah beberapa jenis Surat Bisnis Formal yang biasa digunakan:
- Surat Penawaran Bisnis
- Surat Perjanjian Kerja Sama
- Surat Pemesanan Barang
- Surat Permintaan Izin
- Surat Laporan Keuangan
- Surat Permohonan Kenaikan Gaji
Semoga artikel ini dapat membantu Sobat Bisnis dalam menulis Surat Bisnis Formal yang efektif dan tepat sasaran. Terima kasih sudah membaca!