Salam sobat bisnis! Kali ini kita akan membahas mengenai contoh surat bisnis yang kurang baik. Surat bisnis merupakan salah satu alat komunikasi penting dalam dunia bisnis. Surat bisnis yang baik dapat memperkuat hubungan bisnis dan memudahkan proses kerja sama. Namun, terkadang surat bisnis yang dikirim kurang baik, baik dari segi isi maupun bahasa yang digunakan. Hal ini dapat mempengaruhi citra perusahaan dan merusak hubungan bisnis yang telah terjalin. Berikut contoh-contoh surat bisnis yang kurang baik yang perlu dihindari:
1. Tidak Menggunakan Bahasa yang Baik dan Benar
Bahasa yang digunakan dalam surat bisnis haruslah resmi dan sopan. Terkadang dalam mengirim surat bisnis, beberapa orang lebih senang menggunakan bahasa gaul atau bahasa sehari-hari. Hal ini tentunya akan merusak citra perusahaan dan terkesan kurang profesional. Sebaiknya gunakan bahasa yang baik dan benar dalam setiap surat bisnis yang akan dikirim. Selain itu, pastikan juga tidak ada kesalahan dalam penulisan tata bahasa dan ejaan.
FAQ: Apa bedanya bahasa resmi dan bahasa sehari-hari dalam surat bisnis?
Bahasa resmi dalam surat bisnis adalah bahasa yang digunakan untuk situasi formal yang ditujukan untuk sesama bisnis, seperti permintaan kerja sama, penawaran produk, dan sebagainya. Sedangkan bahasa sehari-hari dalam surat bisnis adalah bahasa sehari-hari yang digunakan dalam percakapan sehari-hari.
| Bahasa Resmi | Bahasa Sehari-hari |
|---|---|
| Saya memohon maaf atas ketidaknyamanannya. | Maaf ya. |
| Mohon kesediaannya untuk membalas surat ini. | Tolong reply ya. |
2. Tidak Menjelaskan Tujuan Surat dengan Jelas
Tujuan surat harus dijelaskan dengan jelas agar penerima surat mengerti maksud dari surat tersebut. Surat bisnis yang tidak menjelaskan tujuannya dengan jelas dapat menimbulkan keraguan dan kebingungan pada penerima surat. Hal ini tentunya akan menghambat proses kerja sama di antara kedua belah pihak. Pastikan tujuan surat bisnis tertera dengan jelas pada bagian awal surat.
3. Tidak Memperhatikan Format Surat
Format surat bisnis juga sangat penting untuk diperhatikan. Format surat yang baik akan memudahkan penerima surat untuk membaca isinya. Hindari penggunaan font yang terlalu kecil atau terlalu besar. Selain itu, pastikan posisi teks dan margin sudah rapi dan enak dilihat. Format surat yang baik juga dapat menggambarkan citra perusahaan yang profesional dan terpercaya.
4. Tidak Menjaga Etika dalam Surat Bisnis
Etika dalam surat bisnis sangatlah penting. Jangan menggunakan surat bisnis untuk mengeluarkan unek-unek atau menghina pihak lain. Hindari penggunaan kata-kata kasar atau merendahkan. Selalu jaga etika dan sopan santun dalam setiap surat bisnis yang akan dikirimkan.
5. Mengandung Error pada Kalimat atau Kata
Kesalahan dalam penulisan kalimat atau kata sangat merugikan dalam surat bisnis. Pastikan surat bisnis yang akan dikirim bebas dari kesalahan penulisan tata bahasa dan ejaan.
FAQ: Bagaimana cara menghindari kesalahan dalam penulisan surat bisnis?
Untuk menghindari kesalahan penulisan tata bahasa dan ejaan, sebaiknya periksa kembali setiap kalimat dan kata yang telah ditulis dengan seksama. Anda juga dapat menggunakan alat bantu seperti kamus atau grammar checker untuk memastikan surat bisnis bebas dari kesalahan penulisan.
6. Tidak Menjelaskan Informasi yang Dibutuhkan dengan Detail
Surat bisnis yang kurang baik juga seringkali tidak menjelaskan informasi yang dibutuhkan dengan detail, sehingga penerima surat kesulitan untuk mengerti maksud dari surat tersebut. Pastikan informasi yang dibutuhkan dijelaskan dengan detail agar penerima surat dapat memahami maksud dari surat tersebut. Misalnya, dalam surat permintaan kerja sama, jelaskan dengan detail jenis kerja sama yang diinginkan dan apa yang akan dilakukan oleh masing-masing pihak.
7. Tidak Menyertakan Lampiran yang Dibutuhkan
Lampiran seringkali dibutuhkan dalam surat bisnis untuk menjelaskan informasi yang lebih detail. Surat bisnis yang tidak menyertakan lampiran yang dibutuhkan dapat mempersulit penerima surat untuk memahami maksud dari surat tersebut. Pastikan setiap lampiran yang diperlukan dalam surat bisnis sudah terlampir dengan jelas.
8. Tidak Memberikan Informasi yang Jelas Mengenai Produk atau Layanan yang Ditawarkan
Jika dalam surat bisnis terdapat penawaran produk atau layanan, pastikan informasi yang diberikan mengenai produk atau layanan tersebut jelas dan lengkap. Jangan sampai penerima surat merasa bingung mengenai produk atau layanan yang ditawarkan. Sertakan detail mengenai spesifikasi produk atau layanan, harga, dan manfaat yang akan didapatkan oleh penerima surat.
9. Tidak Memberikan Informasi yang Jelas Mengenai Biaya yang Dibutuhkan
Jika dalam surat bisnis terdapat biaya yang dibutuhkan, pastikan informasi yang diberikan mengenai biaya tersebut jelas dan lengkap. Jangan sampai penerima surat merasa bingung mengenai biaya yang harus dikeluarkan. Sertakan detail mengenai biaya yang harus dikeluarkan, metode pembayaran, dan keuntungan yang akan didapatkan.
10. Tidak Menyertakan Informasi Kontak yang Jelas
Surat bisnis yang kurang baik seringkali tidak menyertakan informasi kontak yang jelas. Hal ini dapat menyulitkan penerima surat untuk menghubungi kembali pengirim surat jika terdapat pertanyaan atau hal yang membutuhkan klarifikasi. Pastikan informasi kontak seperti nomor telepon atau email tertera dengan jelas pada surat bisnis yang akan dikirimkan.
11. Terlalu Singkat atau Terlalu Panjang
Panjang atau pendeknya surat bisnis dapat mempengaruhi tingkat ketertarikan penerima surat terhadap isi surat tersebut. Surat bisnis yang terlalu singkat dapat membuat penerima surat merasa kurang serius dalam membaca isinya. Sebaliknya, surat bisnis yang terlalu panjang dapat membuat penerima surat malas membacanya. Pastikan surat bisnis yang akan dikirimkan memiliki panjang yang sesuai dan dapat menggambarkan maksud dari surat tersebut dengan jelas.
12. Tidak Menunjukkan Niat untuk Menjalin Hubungan Bisnis Jangka Panjang
Surat bisnis yang baik seharusnya menunjukkan niat untuk menjalin hubungan bisnis jangka panjang dengan penerima surat. Hal ini akan membuat penerima surat merasa dihargai dan lebih tertarik untuk menjalin kerja sama di masa depan. Jangan membuat surat bisnis hanya untuk sekedar mempromosikan produk atau layanan tanpa menunjukkan niat untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih solid dan jangka panjang.
13. Terlalu Formal atau Terlalu Informal
Surat bisnis yang terlalu formal atau terlalu informal bisa saja kurang baik bagi hubungan bisnis yang akan dijalin. Surat bisnis yang terlalu formal bisa menjadikan komunikasi terkesan kaku dan sulit untuk mengajukan pertanyaan. Sebaliknya, surat bisnis yang terlalu informal bisa merusak citra perusahaan dan mengurangi tingkat profesionalitas.
14. Menggunakan Bahasa yang Sulit Dipahami
Bahasa yang sulit dipahami dapat merusak tujuan dari surat bisnis. Surat bisnis seharusnya menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan tepat sasaran. Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu teknis atau sulit dipahami oleh penerima surat.
15. Tidak Memberikan Penegasan atau Pembukaan yang Jelas
Surat bisnis yang baik seharusnya memiliki penegasan atau pembukaan yang jelas agar penerima surat dapat memahami maksud dari surat tersebut. Hindari penggunaan kalimat yang ambigu dan tidak memiliki penegasan yang jelas.
16. Tidak Memperhatikan Tanggal Pengiriman dan Batas Waktu
Tanggal pengiriman dan batas waktu sangat penting dalam surat bisnis. Pastikan surat bisnis dikirim pada waktu yang tepat dan jangan sampai melebihi batas waktu yang telah ditentukan. Hal ini akan menunjukkan profesionalitas dan ketepatan waktu dari perusahaan.
17. Mengandung Kesalahan atau Tidak Akurat
Surat bisnis yang mengandung kesalahan atau tidak akurat dapat merusak citra perusahaan dan menimbulkan kebingungan pada penerima surat. Pastikan informasi yang disampaikan dalam surat bisnis akurat dan bebas dari kesalahan.
18. Terlalu Berlebihan dalam Promosi
Promosi produk atau layanan dalam surat bisnis seharusnya tidak berlebihan. Hindari penggunaan kalimat atau kata-kata yang terlalu menggurui atau berlebihan dalam mempromosikan produk atau layanan. Surat bisnis seharusnya lebih fokus pada tujuan kerja sama dan bagaimana kedua belah pihak dapat saling mendapatkan keuntungan.
19. Tidak Menunjukkan Empati dan Kepedulian
Surat bisnis yang baik seharusnya menunjukkan empati dan kepedulian pada penerima surat. Hal ini dapat membuat penerima surat merasa dihargai dan lebih tertarik untuk menjalin kerja sama di masa depan. Jangan membuat surat bisnis hanya untuk sekedar promosi atau meminta kerja sama tanpa menunjukkan empati dan kepedulian pada penerima surat.
20. Tidak Menyertakan Ucapan Terima Kasih dan Harapan Baik
Ucapan terima kasih dan harapan baik di akhir surat bisnis dapat menunjukkan sopan santun dan etika yang baik. Pastikan selalu mengakhiri surat bisnis dengan ucapan terima kasih dan harapan baik pada penerima surat. Hal ini akan meningkatkan citra perusahaan dan membantu memperkuat hubungan bisnis yang telah terjalin.
Itulah beberapa contoh surat bisnis yang kurang baik yang perlu dihindari. Semoga artikel ini bermanfaat bagi sobat bisnis yang ingin mengirimkan surat bisnis yang baik dan sesuai dengan etika bisnis yang berlaku. Selamat mencoba!
